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優先順位をつける

仕事を効率的にこなすには、優先順位を決める必要があります。

優先順位のつけ方のポイント

優先順位をつけるときに考えるべきことはいくつかありますが、その1つは重要度と緊急度です。最優先にするのは、重要度も緊急度も高いタスクです。その次が緊急度は低いものの重要度が高いもので、この中には効率的に仕事を行うための仕組みづくりや事前の準備、計画を立てること、人間関係を築くことなどが含まれます。これらは緊急度は低いですが、先延ばしにしていると仕事の効率が上がらず、結局緊急度も重要度も高い仕事が増える結果になります。上位の2つが決まったら次は、重要度は低いものの緊急度が高いもの、重要度も緊急度も低いもののように優先順位を決めていきます。

重要度が高い仕事とは

緊急度が高いか低いかは納期等ではっきり把握できますが、重要度を見極めるのには、さらにいくつかの要素を分析する必要があります。まず、個々の仕事に関して、それを行わないことによって生じる損失の大きさを比較します。1,000万円の損失が生じると見込まれる仕事は100万円の損失の出る仕事より重要ということになります。また、会社の信用に大きな影響を及ぼす仕事も重要といえます。さらにどの範囲で迷惑がかかるかも分析します。つまり、個人かチームか会社かなどです。その仕事をしない場合に、最も大きな影響出るものが最重要項目になります。また、企画や構成など、他の人もかかわるため完成までの時間が正確に把握できないものも優先して行うようにします。

柔軟に対応する

優先順位を決定したら、重要度も緊急度も高いものから着手しますが、時には重要度は低いものの緊急度の高い仕事が突然、発生することもあります。今日中に返信がほしいというメールや簡単に作成できる事務書類の依頼などです。これらのように短期時間で対応できるものは、その場ですぐに処理します。また、重要度が高い仕事でも、自分にしかできないという仕事でなければ、他の人に任せることによって、さらに効率的に仕事を進めることができます。